Protocollo Informatico su piattaforma IBM Lotus Domino/Notes
basata su middleware IBM Lotus Messaging & Collaboration
Caratteristiche Generali
L’applicazione gestisce la protocollazione in ingresso/uscita. Tutte le fasi di inserimento, classificazione,
catalogazione, ricerca e veicolazione dei documenti sono implementate all'interno della infrastruttura
Domino/Notes.
Ogni protocollo viene classificato con tutte le informazioni previste dalla normativa vigente; ad ogni
protocollo può essere associata l’immagine originale del documento. La registrazione avviene in un'unica
soluzione garantendo la correttezza e la congruità dei dati. La registrazione può essere limitata alla
dichiarazione delle sole informazioni obbligatorie.
I documenti registrati si rendono disponibili per modifiche successive solo previa procedura di
storicizzazione, che garantisce la memorizzazione delle informazioni originali.
I documenti modificati sono visibili in ogni momento del loro iter e quindi sempre consultabili nella loro forma
originale.
Caratteristiche Peculiari
Inserimento dei documenti da più postazioni di lavoro contemporanee con controllo della congruenza del
codice di protocollo.
Gestione dell’immagine originale allegata in formato elettronico (PDF)
Gestione della documentazione in formato cartaceo allegata tramite periferica di acquisizione (scanner).
Emissione automatica di messaggi e-mail tramite il meccanismo di posta elettronica di Notes, alle persone
interessate al protocollo in entrata o in uscita
Meccanismi di indicizzazione per la ricerca Full-Text delle informazioni.
Navigazione interattiva con viste di catalogazione.
Ricerche avanzate su tutti i documenti basate sulle informazioni tipiche del protocollo.
- Consente la gestione di liste anagrafiche di mittenti/destinatari e di “gruppi di
destinatari” a livello di sistema, di federazione e di sottosistema;
- Consente la gestione della rubrica;
- L’editing delle voci della rubrica è condizionata al possesso degli opportuni privilegi
di accesso;
- Consente anche “assegnazioni per conoscenza”;
- Supporta l’utente, nella protocollazione in entrata, nell’individuazione di eventuali
documenti già protocollati contenenti i seguenti medesimi dati: mittente, data del
documento, protocollo mittente;
- Non richiedere operazioni di inizializzazione per ciascun nuovo anno solare;
- Prevedere attraverso la corrispondenza tra le coppie di dati “numero protocollo /
data protocollo” e “risposta al protocollo n° / del ” una funzione di reperimento della
catena documentaria costituita dai documenti “precedenti” e/o “successivi” ad un
qualsiasi documento;
- Possibilità di stampare la ricevuta di presentazione del protocollo
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