Protocollo Informatico su piattaforma IBM Lotus Domino/Notes

basata su middleware IBM Lotus Messaging & Collaboration
Chiedi le soluzioni Lotus Software

Caratteristiche Generali

L'applicazione gestisce la protocollazione in ingresso/uscita. Tutte le fasi di inserimento, classificazione, catalogazione, ricerca e veicolazione dei documenti sono implementate all'interno della infrastruttura Domino/Notes.
Ogni protocollo viene classificato con tutte le informazioni previste dalla normativa vigente; ad ogni protocollo può essere associata l'immagine originale del documento. La registrazione avviene in un'unica soluzione garantendo la correttezza e la congruità dei dati. La registrazione può essere limitata alla dichiarazione delle sole informazioni obbligatorie.
I documenti registrati si rendono disponibili per modifiche successive solo previa procedura di storicizzazione, che garantisce la memorizzazione delle informazioni originali.
I documenti modificati sono visibili in ogni momento del loro iter e quindi sempre consultabili nella loro forma originale.

Caratteristiche Peculiari

Inserimento dei documenti da più postazioni di lavoro contemporanee con controllo della congruenza del codice di protocollo.
Gestione dell'immagine originale allegata in formato elettronico (PDF)
Gestione della documentazione in formato cartaceo allegata tramite periferica di acquisizione (scanner).
Emissione automatica di messaggi e-mail tramite il meccanismo di posta elettronica di Notes, alle persone interessate al protocollo in entrata o in uscita
Meccanismi di indicizzazione per la ricerca Full-Text delle informazioni.
Navigazione interattiva con viste di catalogazione.
Ricerche avanzate su tutti i documenti basate sulle informazioni tipiche del protocollo.

  • Consente la gestione di liste anagrafiche di mittenti/destinatari e di "gruppi di destinatari" a livello di sistema, di federazione e di sottosistema;
  • Consente la gestione della rubrica;
  • L'editing delle voci della rubrica è condizionata al possesso degli opportuni privilegi di accesso;
  • Consente anche "assegnazioni per conoscenza";
  • Supporta l'utente, nella protocollazione in entrata, nell'individuazione di eventuali documenti già protocollati contenenti i seguenti medesimi dati: mittente, data del documento, protocollo mittente;
  • Non richiedere operazioni di inizializzazione per ciascun nuovo anno solare;
  • Prevedere attraverso la corrispondenza tra le coppie di dati "numero protocollo / data protocollo" e "risposta al protocollo n. / del " una funzione di reperimento della catena documentaria costituita dai documenti "precedenti" e/o "successivi" ad un qualsiasi documento;
  • Possibilità di stampare la ricevuta di presentazione del protocollo

Per avere più informazioni ed un'anteprima del programma scaricare il pdf da qui