Case History: Sviluppo di un Software per la Prenotazione delle Sale Riunioni
Introduzione
Un nostro cliente ci ha richiesto lo sviluppo di uno strumento custom per la gestione e prenotazione delle sale riunioni.
La necessità era di avere una visualizzazione d'insieme delle sale disponibili e la possibilità di prenotarle in autonomia tramite un'interfaccia web.
Dopo il rilascio iniziale, il progetto è stato ulteriormente ampliato con nuove funzionalità, tra cui l'uso di tablet interattivi all'ingresso delle sale e la gestione di altre risorse aziendali come auto, telefoni e PC.
Esigenze del Cliente
Il cliente aveva bisogno di:
- Visualizzazione d'insieme delle sale riunioni: Un'interfaccia intuitiva per vedere la disponibilità delle sale.
- Prenotazione autonoma: Un sistema che permettesse ai dipendenti di prenotare le sale in autonomia, senza l'intervento di un amministratore.
- Richieste al reparto IT: Un meccanismo che potesse notificare al reparto IT eventuali esigenze che si possono verificare in alcune riunioni, come predisporre la sala riunione per una Conference Call.
- Integrazione con il calendario: Un meccanismo che gestisca l’impegno in calendario dell’utente che effettua la prenotazione.
La Soluzione
Abbiamo sviluppato un software flessibile e modulare, adattabile alle esigenze specifiche del cliente.
Di seguito le caratteristiche principali della soluzione:
- Interfaccia Web per la Prenotazione: Una visualizzazione d’insieme delle sale permette di verificare in tempo reale la disponibilità delle sale. Tramite una semplice operazione, l’utente può prenotare le sale in autonomia, inserendo dettagli come l'argomento della riunione, partecipanti e durata.
- Tablet Interattivo all'Ingresso delle Sale: Una visualizzazione pensata appositamente per una singola sala riunione. Ogni tablet permette di vedere se la sala è libera/occupata e se ha prenotazioni programmate. Inoltre è possibile occupare la sala direttamente dal tablet.
- Gestione di Altre Risorse Aziendali: Il sistema è stato poi integrato con altri tipi di risorse, in particolare auto aziendali, PC e telefoni cellulari. Per queste risorse è stato modificato il sistema di prenotazione: l’utente può fare solo richiesta, la prenotazione effettiva verrà inserita da responsabili apportunamente autorizzati.
- Notifiche a reparto IT: In caso di prenotazioni con richieste particolari, il reparto IT verrà notificato tramite messaggio e-mail che c’è una richiesta da verificare.
- Promemoria restituzione: Per alcune risorse è stato implementato un sistema di messaggi e-mail per ricordare agli utenti di riconsegnare la risorsa al termine della prenotazione.
Implementazione e Personalizzazione
L'implementazione del software ha seguito un approccio collaborativo, coinvolgendo il cliente in tutte le fasi del progetto per garantire che la soluzione soddisfacesse pienamente le sue esigenze.
Le principali fasi di implementazione sono state:
- Raccolta dei Requisiti: Riunioni con il cliente per comprendere a fondo le necessità e le aspettative.
- Sviluppo del Prototipo: Creazione di un prototipo interattivo per ottenere un feedback iniziale e apportare eventuali modifiche.
- Sviluppo e Testing: Programmazione del software, seguita da una fase di testing rigoroso per assicurare la qualità e l'affidabilità del sistema.
- Rilascio e Formazione: Installazione del software e formazione degli utenti finali per garantire un'adozione senza problemi.
- Sviluppo delle Funzionalità Aggiuntive: Dopo il rilascio iniziale, abbiamo lavorato a stretto contatto con il cliente per sviluppare le funzionalità aggiuntive richieste.
Risultati e Benefici
L'adozione del nostro software ha portato numerosi vantaggi al cliente:
- Efficienza Operativa: Riduzione del tempo e dello sforzo necessari per prenotare sale riunioni e altre risorse.
- Utilizzo Ottimizzato delle Risorse: Migliore gestione delle disponibilità, evitando sovrapposizioni e ottimizzando l'uso delle risorse aziendali.
- Esperienza Utente Migliorata: Interfaccia intuitiva e accesso facilitato alle informazioni sulle prenotazioni.
- Integrazione con la Tecnologia: Uso di tablet interattivi ha migliorato l'accessibilità e la gestione delle prenotazioni in tempo reale.
- Flessibilità e Scalabilità: Il sistema è facilmente estendibile per includere nuove funzionalità e risorse in futuro.
Conclusioni
La nostra soluzione per la prenotazione delle sale riunioni ha creato nell’azienda un processo di prenotazione del tutto assente in precedenza.
La flessibilità del software ha permesso di adattarlo perfettamente alle esigenze del cliente, offrendo un miglioramento significativo in termini di efficienza e gestione delle risorse aziendali.
La nostra collaborazione continua con il cliente, permette tuttora di rinnovare e aggiungere nuove funzionalità, dimostrando la nostra capacità di innovare e rispondere alle esigenze in evoluzione dei nostri clienti.
Caso Studio: Sviluppo di un Software per la Gestione del Registro Visitatori
Introduzione
In diverse aziende, già nostre clienti, è nata l'esigenza di modernizzare la gestione dei registri visitatori.
L’obiettivo era quello di abbandonare i registri cartacei in favore di un sistema digitale, in modo da migliorare la sicurezza dei dati, l'efficienza e la praticità.
Abbiamo quindi effettuato una prima analisi per sviluppare una soluzione di base unica. Successivamente, in collaborazione con i singoli clienti, abbiamo realizzato una versione personalizzata per rispondere ad esigenze specifiche.
Esigenze dei Clienti
Le aziende avevano la necessità di:
- Abbandonare i registri cartacei: Passare da una gestione manuale e disorganizzata ad un sistema digitale e centralizzato.
- Rilevazione istantanea delle presenze: Sapere in tempo reale chi è presente in azienda.
- Facilità di accesso e uscita: Implementare un sistema semplice e veloce per il check-in e il check-out dei visitatori.
- Gestione di visitatori regolari e occasionali: Differenziare tra chi frequenta abitualmente l'azienda e chi è solo di passaggio.
La Soluzione
Abbiamo sviluppato un software flessibile e modulare che risponde a tutte queste necessità.
Ecco le caratteristiche principali:
- Check-in e Check-out: Il check-in e check-out avviene tramite tablet e un lettore QR Code. Il visitatore fa leggere il badge al lettore e si registra. Ci sono 2 tipi di registrazione:
- 1- Visitatore regolare: Sarà dotato di un badge nominativo. I suoi dati saranno già stati inseriti a sistema, per cui una volta letto il QR Code il programma registra il suo ingresso senza ulteriori operazioni.
- 2- Visitatore occasionale: All’arrivo gli verrà assegnato un badge numerato che dovrà riconsegnare all’uscita. Dovrà poi compilare sul tablet i propri dati per completare la procedura.
- Pre-registrazione: La reception può pre-inserire i dati dei visitatori occasionali in modo da velocizzare le operazioni di check-in. Il visitatore dovrà comunque confermare i dati che troverà precompilati sul tablet.
- Punti di accesso: Dove sono presenti più edifici, vengono gestiti dal programma diversi punti di accesso. Ogni tablet è associato ad un punto di accesso, in modo da rilevare dove è il visitatore.
- Stampa dei Badge: I badge sono stati progettati in collaborazione con l'ufficio marketing di ciascuna azienda, garantendo coerenza con l'immagine aziendale. Il programma dispone di una funzione per poter modificare la grafica dei badge, in modo da poterla aggiornare nel tempo con facilità. -
- Gestione Centralizzata: Una Dashboard con un'interfaccia utente intuitiva permette al personale di visualizzare in tempo reale chi è presente in azienda. È possibile in modo semplice e veloce, estrarre le informazioni in modo da controllare, in causo di emergenza, l’elenco dei visitatori presenti in azienda.
- Integrazione con il Software della Mensa: Presso uno dei clienti, il programma è stato integrato con il software della mensa, permettendo agli utenti di registrarsi all'ingresso e prenotare il pasto con un unico strumento.
Implementazione e Personalizzazione
L'implementazione del software ha seguito un processo iterativo, collaborando strettamente con i clienti per adattare la soluzione alle loro esigenze specifiche.
Ogni azienda ha avuto la possibilità di personalizzare il sistema in base a:
- Design dei badge e dell’interfaccia utente: Inclusione di loghi, colori aziendali e altre informazioni rilevanti.
- Configurazione dei permessi di accesso: Definendo chi può accedere a quali aree dell'azienda.
- Integrazione con sistemi esistenti: Collegando il software a eventuali sistemi di sicurezza e gestione delle risorse umane già in uso.
Risultati e Benefici
L'adozione del nostro software ha portato numerosi vantaggi alle aziende clienti:
- Efficienza Operativa: Riduzione del tempo necessario per il check-in e il check-out dei visitatori.
- Sicurezza Migliorata: Monitoraggio in tempo reale delle persone presenti nei locali aziendali.
- Immagine Professionale: Badge personalizzati che riflettono l'immagine aziendale.
- Semplicità di Utilizzo: Interfaccia utente intuitiva e facile da utilizzare.
Conclusioni
La nostra soluzione per la gestione del registro visitatori ha trasformato un processo manuale e trascurato in un sistema digitale efficiente e sicuro.
La flessibilità del software e la possibilità di personalizzazione hanno permesso di soddisfare le diverse esigenze dei nostri clienti, migliorando significativamente l'esperienza dei visitatori e il controllo delle presenze in azienda.
Consulenza Aziendale e Soluzioni ERP
La Nostra Consulenza
Offriamo servizi di consulenza aziendale specializzati nell'implementazione di soluzioni ERP. Il nostro obiettivo è supportare le aziende nell'ottimizzazione dei processi aziendali, migliorando l'efficienza operativa e favorendo una crescita sostenibile.
I Nostri Servizi
1. Analisi dei Bisogni Aziendali:
- Valutazione approfondita delle esigenze aziendali.
- Identificazione dei processi chiave e delle aree di miglioramento.
2. Selezione e Consulenza su Soluzioni ERP:
- Consulenza nella scelta della soluzione ERP più adatta alle specifiche esigenze aziendali.
- Personalizzazione della soluzione ERP per adattarla al meglio ai processi aziendali
3. Pianificazione e Progettazione:
- Sviluppo di un piano di implementazione dettagliato.
- Progettazione di un'architettura ERP personalizzata.
4. Implementazione e Integrazione:
- Installazione e configurazione del sistema ERP.
- Integrazione con i sistemi esistenti.
- Migrazione dei dati e test di funzionalità.
5. Formazione e Supporto:
- Formazione del personale per garantire un uso efficace del sistema ERP.
- Supporto continuo post-implementazione per risolvere eventuali problemi e ottimizzare il sistema.
Perché Scegliere Delta Informatica?
Esperienza e Competenza: Con anni di esperienza nel settore IT e una profonda conoscenza delle soluzioni ERP, il nostro team di esperti è in grado di offrire consulenze mirate e soluzioni su misura.
Approccio Personalizzato: Ogni azienda è unica. Per questo, adottiamo un approccio personalizzato, lavorando a stretto contatto con i nostri clienti per comprendere le loro specifiche esigenze e fornire soluzioni che rispondano perfettamente ai loro obiettivi.
Supporto Continuo: Non ci fermiamo all'implementazione. Offriamo un supporto continuo per garantire che il sistema ERP funzioni in modo ottimale e che il personale sia sempre aggiornato sulle migliori pratiche.
La Soluzione Consigliata: Per i nostri clienti consigliamo e implementiamo Panthera di Sisthema, una delle soluzione ERP più avanzate e flessibili sul mercato, in grado di soddisfare le esigenze delle aziende di diverse dimensioni e settori.
Contattaci: Se desideri saperne di più sui nostri servizi di consulenza aziendale e sull'implementazione di soluzioni ERP, contattaci oggi stesso: Siamo pronti ad aiutarti a trasformare il tuo business.
Delta-PI - Protocollo Informatico
Delta-PI è il software per la gestione del Protocollo Informatico totalmente Web per Pubbliche Amministrazioni; Scuole e Imprese.
Caratteristiche Generali
Delta-PI gestisce in maniera completa e flessibile le procedure relative all'attività di protocollazione informatica previste per tutte le pubbliche amministrazioni dalle vigenti disposizioni normative in materia di documentazione amministrativa (DPR. 445/2000) e di trasparenza dei procedimenti amministrativi (L. 241/1990).
Adeguato alle nuove normative contenute del DPCM 3 dicembre 2013, e al nuovo GDPR 2018.
Delta-PI permette una gestione completamente automatizzata del flusso dei documenti in entrata e uscita dall'ente con possibilità di effettuare ricerche complesse e permette di gestire gli archivi.
Sito web dedicato con demo http://www.protocollo-informatico.it
I Punti di Forza di Delta-PI
- Utilizzabile interamente via Web tramite Browser
- Interfaccia semplice e intuitiva
- Protocollazione in 2 click
- Protocollazione e invio da Pec o email con trasformazione in PDF
- Integrato con la Gestione Documentale e l'Archiviazione Sostitutiva
- Acquisizione massiva degli allegati
- Personalizzabile secondo esigenza
WHISTLEBLOWING
Il Whistleblowing è un istituto che consente di segnalare illeciti di interesse generale maturati all'interno di un'organizzazione pubblica o privata, da parte di chi lavora o è in contatto con essa nello svolgimento della propria attività.
La protezione del Whistleblowing è diventata un tema cruciale negli ultimi anni sia a livello Europeo che Italiano.
La NORMATIVA EUROPEA (UE) 2019/1937 sulla protezione dei segnalatori di illeciti, che successivamente è stata recepita anche in Italia attraverso il DECRETO LEGISLATIVO n. 24 del 10 Marzo 2023, rappresenta un passo significativo per garantire un ambiente di lavoro sicuro e etico, promuovendo la trasparenza e la responsabilità delle organizzazioni.
Sono tenute a conformarsi al D.lgs. tutte le aziende che hanno almeno 50 dipendenti.
Il termine ultimo per adeguarsi alla Normativa scadeva il 17 Dicembre 2023, e le sanzioni che derivano dalla mancata ottemperanza si aggirano intorno ai 50.000€.
ALCUNI DATI SIGNIFICATIVI:
Le ultime statistiche Ansa hanno fatto emergere dei dati importanti:
- il termine ultimo per implementare una piattaforma Whistleblowing scadeva il 17 Dicembre 2023
- 1 azienda su 5 ha implementato una casella di posta elettronica al posto di adeguarsi alla normativa, così da rischiare inutilmente una sanzione piuttosto salata
- il 16% delle aziende non è a conoscenza della necessità di doversi adeguare a questa normativa
- dove è stata implementata una piattaforma Whistleblowing, la metà delle segnalazioni effettuate è anonima
- ogni anno ogni azienda riceve in media 6/7 segnalazioni di possibili illeciti