Case History: Sviluppo di un Software per la Prenotazione delle Sale Riunioni
Introduzione
Un nostro cliente ci ha richiesto lo sviluppo di uno strumento custom per la gestione e prenotazione delle sale riunioni.
La necessità era di avere una visualizzazione d'insieme delle sale disponibili e la possibilità di prenotarle in autonomia tramite un'interfaccia web.
Dopo il rilascio iniziale, il progetto è stato ulteriormente ampliato con nuove funzionalità, tra cui l'uso di tablet interattivi all'ingresso delle sale e la gestione di altre risorse aziendali come auto, telefoni e PC.
Esigenze del Cliente
Il cliente aveva bisogno di:
- Visualizzazione d'insieme delle sale riunioni: Un'interfaccia intuitiva per vedere la disponibilità delle sale.
- Prenotazione autonoma: Un sistema che permettesse ai dipendenti di prenotare le sale in autonomia, senza l'intervento di un amministratore.
- Richieste al reparto IT: Un meccanismo che potesse notificare al reparto IT eventuali esigenze che si possono verificare in alcune riunioni, come predisporre la sala riunione per una Conference Call.
- Integrazione con il calendario: Un meccanismo che gestisca l’impegno in calendario dell’utente che effettua la prenotazione.
La Soluzione
Abbiamo sviluppato un software flessibile e modulare, adattabile alle esigenze specifiche del cliente.
Di seguito le caratteristiche principali della soluzione:
- Interfaccia Web per la Prenotazione: Una visualizzazione d’insieme delle sale permette di verificare in tempo reale la disponibilità delle sale. Tramite una semplice operazione, l’utente può prenotare le sale in autonomia, inserendo dettagli come l'argomento della riunione, partecipanti e durata.
- Tablet Interattivo all'Ingresso delle Sale: Una visualizzazione pensata appositamente per una singola sala riunione. Ogni tablet permette di vedere se la sala è libera/occupata e se ha prenotazioni programmate. Inoltre è possibile occupare la sala direttamente dal tablet.
- Gestione di Altre Risorse Aziendali: Il sistema è stato poi integrato con altri tipi di risorse, in particolare auto aziendali, PC e telefoni cellulari. Per queste risorse è stato modificato il sistema di prenotazione: l’utente può fare solo richiesta, la prenotazione effettiva verrà inserita da responsabili apportunamente autorizzati.
- Notifiche a reparto IT: In caso di prenotazioni con richieste particolari, il reparto IT verrà notificato tramite messaggio e-mail che c’è una richiesta da verificare.
- Promemoria restituzione: Per alcune risorse è stato implementato un sistema di messaggi e-mail per ricordare agli utenti di riconsegnare la risorsa al termine della prenotazione.
Implementazione e Personalizzazione
L'implementazione del software ha seguito un approccio collaborativo, coinvolgendo il cliente in tutte le fasi del progetto per garantire che la soluzione soddisfacesse pienamente le sue esigenze.
Le principali fasi di implementazione sono state:
- Raccolta dei Requisiti: Riunioni con il cliente per comprendere a fondo le necessità e le aspettative.
- Sviluppo del Prototipo: Creazione di un prototipo interattivo per ottenere un feedback iniziale e apportare eventuali modifiche.
- Sviluppo e Testing: Programmazione del software, seguita da una fase di testing rigoroso per assicurare la qualità e l'affidabilità del sistema.
- Rilascio e Formazione: Installazione del software e formazione degli utenti finali per garantire un'adozione senza problemi.
- Sviluppo delle Funzionalità Aggiuntive: Dopo il rilascio iniziale, abbiamo lavorato a stretto contatto con il cliente per sviluppare le funzionalità aggiuntive richieste.
Risultati e Benefici
L'adozione del nostro software ha portato numerosi vantaggi al cliente:
- Efficienza Operativa: Riduzione del tempo e dello sforzo necessari per prenotare sale riunioni e altre risorse.
- Utilizzo Ottimizzato delle Risorse: Migliore gestione delle disponibilità, evitando sovrapposizioni e ottimizzando l'uso delle risorse aziendali.
- Esperienza Utente Migliorata: Interfaccia intuitiva e accesso facilitato alle informazioni sulle prenotazioni.
- Integrazione con la Tecnologia: Uso di tablet interattivi ha migliorato l'accessibilità e la gestione delle prenotazioni in tempo reale.
- Flessibilità e Scalabilità: Il sistema è facilmente estendibile per includere nuove funzionalità e risorse in futuro.
Conclusioni
La nostra soluzione per la prenotazione delle sale riunioni ha creato nell’azienda un processo di prenotazione del tutto assente in precedenza.
La flessibilità del software ha permesso di adattarlo perfettamente alle esigenze del cliente, offrendo un miglioramento significativo in termini di efficienza e gestione delle risorse aziendali.
La nostra collaborazione continua con il cliente, permette tuttora di rinnovare e aggiungere nuove funzionalità, dimostrando la nostra capacità di innovare e rispondere alle esigenze in evoluzione dei nostri clienti.
