Caso Studio: Sviluppo di un Software per la Gestione del Registro Visitatori
Introduzione
In diverse aziende, già nostre clienti, è nata l'esigenza di modernizzare la gestione dei registri visitatori.
L’obiettivo era quello di abbandonare i registri cartacei in favore di un sistema digitale, in modo da migliorare la sicurezza dei dati, l'efficienza e la praticità.
Abbiamo quindi effettuato una prima analisi per sviluppare una soluzione di base unica. Successivamente, in collaborazione con i singoli clienti, abbiamo realizzato una versione personalizzata per rispondere ad esigenze specifiche.
Esigenze dei Clienti
Le aziende avevano la necessità di:
- Abbandonare i registri cartacei: Passare da una gestione manuale e disorganizzata ad un sistema digitale e centralizzato.
- Rilevazione istantanea delle presenze: Sapere in tempo reale chi è presente in azienda.
- Facilità di accesso e uscita: Implementare un sistema semplice e veloce per il check-in e il check-out dei visitatori.
- Gestione di visitatori regolari e occasionali: Differenziare tra chi frequenta abitualmente l'azienda e chi è solo di passaggio.
La Soluzione
Abbiamo sviluppato un software flessibile e modulare che risponde a tutte queste necessità.
Ecco le caratteristiche principali:
- Check-in e Check-out: Il check-in e check-out avviene tramite tablet e un lettore QR Code. Il visitatore fa leggere il badge al lettore e si registra. Ci sono 2 tipi di registrazione:
- 1- Visitatore regolare: Sarà dotato di un badge nominativo. I suoi dati saranno già stati inseriti a sistema, per cui una volta letto il QR Code il programma registra il suo ingresso senza ulteriori operazioni.
- 2- Visitatore occasionale: All’arrivo gli verrà assegnato un badge numerato che dovrà riconsegnare all’uscita. Dovrà poi compilare sul tablet i propri dati per completare la procedura.
- Pre-registrazione: La reception può pre-inserire i dati dei visitatori occasionali in modo da velocizzare le operazioni di check-in. Il visitatore dovrà comunque confermare i dati che troverà precompilati sul tablet.
- Punti di accesso: Dove sono presenti più edifici, vengono gestiti dal programma diversi punti di accesso. Ogni tablet è associato ad un punto di accesso, in modo da rilevare dove è il visitatore.
- Stampa dei Badge: I badge sono stati progettati in collaborazione con l'ufficio marketing di ciascuna azienda, garantendo coerenza con l'immagine aziendale. Il programma dispone di una funzione per poter modificare la grafica dei badge, in modo da poterla aggiornare nel tempo con facilità. -
- Gestione Centralizzata: Una Dashboard con un'interfaccia utente intuitiva permette al personale di visualizzare in tempo reale chi è presente in azienda. È possibile in modo semplice e veloce, estrarre le informazioni in modo da controllare, in causo di emergenza, l’elenco dei visitatori presenti in azienda.
- Integrazione con il Software della Mensa: Presso uno dei clienti, il programma è stato integrato con il software della mensa, permettendo agli utenti di registrarsi all'ingresso e prenotare il pasto con un unico strumento.
Implementazione e Personalizzazione
L'implementazione del software ha seguito un processo iterativo, collaborando strettamente con i clienti per adattare la soluzione alle loro esigenze specifiche.
Ogni azienda ha avuto la possibilità di personalizzare il sistema in base a:
- Design dei badge e dell’interfaccia utente: Inclusione di loghi, colori aziendali e altre informazioni rilevanti.
- Configurazione dei permessi di accesso: Definendo chi può accedere a quali aree dell'azienda.
- Integrazione con sistemi esistenti: Collegando il software a eventuali sistemi di sicurezza e gestione delle risorse umane già in uso.
Risultati e Benefici
L'adozione del nostro software ha portato numerosi vantaggi alle aziende clienti:
- Efficienza Operativa: Riduzione del tempo necessario per il check-in e il check-out dei visitatori.
- Sicurezza Migliorata: Monitoraggio in tempo reale delle persone presenti nei locali aziendali.
- Immagine Professionale: Badge personalizzati che riflettono l'immagine aziendale.
- Semplicità di Utilizzo: Interfaccia utente intuitiva e facile da utilizzare.
Conclusioni
La nostra soluzione per la gestione del registro visitatori ha trasformato un processo manuale e trascurato in un sistema digitale efficiente e sicuro.
La flessibilità del software e la possibilità di personalizzazione hanno permesso di soddisfare le diverse esigenze dei nostri clienti, migliorando significativamente l'esperienza dei visitatori e il controllo delle presenze in azienda.
